Aufbewahrung von Belegen
Mittwoch, 19 Jan, 2022
Die abgabenrechtliche Aufbewahrungspflicht beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Sie gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Einkünfteerzielung.
Zweck der Aufbewahrungspflicht von Belegen und Aufzeichnungen ist es, der Abgabenbehörde die verlässliche Prüfung der Richtigkeit von erklärten Umsätzen und Einkünften zu ermöglichen.
Für Steuerpflichtige, die Bücher und Aufzeichnungen führen, besteht nach der Bundesabgabenordnung (BAO) grundsätzlich eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht. Von der Aufbewahrungspflicht sind sämtliche steuerrelevanten Belege, Geschäftspapiere und Aufzeichnungen umfasst.
Beispiel: Eine mit 3.1.2021 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31.12.2028 aufbewahrt werden. Erst am 1.1.2029 darf man die Buchhaltungsunterlagen 2021 samt den zugehörigen Belegen vernichten.
Längere Aufbewahrungspflichten
Für folgende Unterlagen bestehen längere Aufbewahrungspflichten:
• Unterlagen im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug von Grundstücken und Gebäuden müssen gemäß Umsatzsteuergesetz bis zu 22 Jahre lang aufbewahrt werden. Das ergibt sich aus dem 20jährigen Berichtigungszeitraum von Vorsteuern und einer zweijährigen Errichtungs- bzw. Anschaffungsfrist.
• Unterlagen im Zusammenhang mit COVID-19-Unterstützungen (Investitionsprämie, Kurzarbeit, etc.) müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
• Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stopp-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Unterlagen müssen darüber hinaus länger als sieben Jahre aufbewahrt werden, wenn sie für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind (Abgabenverfahren: Beschwerde, Betriebsprüfung oder gerichtliches/behördliches Verfahren).
Archivierung auf Datenträgern
Die Belege, Aufzeichnungen und Buchhaltungsunterlagen können elektronisch archiviert werden. Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist.
Was Sie niemals vernichten sollten
Keinesfalls sollten Unterlagen vernichtet werden, die zur Beweisführung in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums- oder Produkthaftungsrecht dienen.
Sanktionen bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen
Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine mittelbare Schätzbefugnis für die Abgabenbehörde ergeben. Derartige Schätzungen sind naturgemäß nicht immer im Sinne
der Steuerpflichtigen. Ohne jegliche Aufzeichnungen können diese auch nur schwer bekämpft werden.
Hinweis:
Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe von bis zu EUR 5.000,00 nach sich ziehen kann.
Einbringung eines tätigkeitsbezogenen Ein-Personen-Unternehmens
In einem Erkenntnis hat sich der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) kürzlich mit der Frage auseinandergesetzt, ob die Einbringung eines Einzelunternehmens mit rein tätigkeitsbezogenen Leistungen möglich ist.
Es bestehen zahlreiche Anlässe für eine Einbringung eines Betriebs in eine Kapitalgesellschaft. Neben den steuerlichen sind auch wirtschaftliche Vorteile oder Haftungsgründe ausschlaggebend.
Damit eine Einbringung steuerneutral im Sinne des Umgründungssteuergesetzes möglich ist, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Zu diesen Voraussetzungen zählt unter anderem, dass qualifiziertes Vermögen übertragen wird.
Qualifiziertes Vermögen ist ausschließlich entweder ein Betrieb; ein Teilbetrieb; ein Mitunternehmer-Anteil (OG, KG) oder ein qualifizierter Kapitalanteil von zumindest 25 %.
Weiters müssen die wesentlichen Betriebsgrundlagen durch die übernehmende Körperschaft übernommen werden und weitere formale Voraussetzungen erfüllt sein.
Erfüllt eine Einbringung nicht sämtliche Voraussetzungen, ist der Vorgang nach dem allgemeinen Steuerrecht zu beurteilen. Damit kann es zur Aufdeckung stiller Reserven und somit zu einer unter Umständen hohen Ertragsteuerbelastung kommen. Auch grunderwerbsteuerliche Folgen können sich durch sogenannte missglückte Einbringungen ergeben.
Erkenntnis des VwGH
In einem Erkenntnis hat sich der VwGH kürzlich mit der Frage auseinandergesetzt, ob die Einbringung eines Einzelunternehmens mit rein tätigkeitsbezogenen Leistungen möglich ist. Er hob dabei eine Entscheidung des Bundesfinanzgerichtes (BFG) auf und führte aus, dass allein aus dem Umstand, dass der einbringende Unternehmer „einziger Leistungsträger“ ist, die Einbringungsfähigkeit eines Betriebes nicht verneint werden kann. Beratungsleistungen können nach der Verkehrsauffassung im Allgemeinen auch von anderen Personen in gleichartiger Weise erbracht werden.
Zudem merkte der VwGH an, dass das Zutreffen der Anwendungsvoraussetzungen für eine Einbringung nach dem Umgründungssteuergesetz ausschließlich nach dessen Normen zu beurteilen ist. Nicht zu den Voraussetzungen einer Betriebseinbringung des Umgründungssteuergesetzes zählt, dass der Einbringende (Unternehmer) sich verpflichtet, der GmbH als Geschäftsführer zur Verfügung zu stehen oder bestimmte operative Tätigkeiten zu verrichten.